Franklin & Covey planning의 가장 중요한 모토는 중요한 것을 먼저 한다는 것이다. 이 방법론은 Covey의 책 "What Matters Most"와 "7 Habits"에 잘 설명되어 있다.
Franklin Planner에 대한 온라인 정보로 다음과 같은 것이 있다.
Palm과 연동이 가능한 Franklin planner desktop 프로그램이 있지만, 자잘한 버그들과 palm용 프로그램 크기가 너무 큰 문제점, palm 내부 응용 프로그램과의 연동 미비 등으로 아직 개선할 점이 많아 보인다. 최근 PlanPlus의 한글판에 대한 베타 테스팅이 Franklin Planner 사용자 모임에서 진행되고 있다.
이 문서는 Franklin & Covey의 방법론을 이용해 planning을 하는 방법을 기술하는 것을 목표로 한다. 주로 WeeklyPlan의 기능을 중심으로 설명을 할 것이지만, 각자 사용하고 있는 일정관리 프로그램들에도 어렵지 않게 응용할 수 있을 것이라고 생각된다. Franklin & Covey의 방법론을 Palm에 적용하기 위한 다른 참고 문서로 다음과 같은 것이 있다.
자신의 평생 목표를 설정하기 위해서는 자신의 지배가치, 즉 자신이 중요하다고 생각되는 가치들을 명확하게 할 필요가 있다. 자신이 가져야 할 능력이 될 수도 있고 물질적인 부 또는 명예등이 지배가치에 속할 수 있다. 지배 가치들의 목록을 만들었으면 그 것들의 우선순위를 정하고 각각의 지배가치에 대한 목표를 명확하게 적는다.
역할은 자신이 어떤 집단에서 어떤 위치에 있는 사람인지 명확하게 구별시켜 주는 도구이다. 한 사람은 아버지, 자식, 형 등 여러 역할을 가질 수 있다. 자신이 가지고 있는 역할들을 확인함으로써 현재 게을리 하고 있는 중요하지만 긴급하지는 않은 영역들을 일깨울 수 있다.
사명서는 인생에서 되고 싶거나 하고 싶은 것이 담겨 있고, 존재와 행위의 기초를 이루는 원칙들을 기술한다.
지배가치와 역할, 사명서 등은 중요한 것을 먼저 할 수 있도록 도와주는 나침판이 된다. 앞서 작성한 지배가치와 역할, 사명서를 바탕으로 장기계획을 작성한다.
한 주일은 인간 활동의 전후 관계를 파악하는데 이상적인 시간 단위다. 일일 계획은 시야를 제한하여 긴급한 것과 효율이 중요한 것과 효과를 대신하게 만든다. 주간 계획은 하는 일에 대한 좀 더 자세한 전후 관계를 파악할 수 있게 함으로써 하루 활동을 좀 더 적절하게 할 수 있도록 도와준다. 주간계획을 세우면 그 주가 바빠지고 복잡해지기 전에 가장 중요한 활동을 먼저 정하고 미리 일정을 잡아놓을 수 있다. 한주를 시작할 때 2-30분 동안 주간 계획을 세우도록 하자.
Franklin Planner를 사용하기 위해서는 가장 중요한 원칙으로 아침에 일어나서 15분을 투자한다 라는 것이 있다. 하루 일과를 미리 검토하여 일정을 살피고, 방향 감각을 맞추고, 각 할 일들 간의 우선 순위를 조정한다. 일일 계획 중에 시간에 민감한 계획과 그렇지 않은 것을 구분하여 더 효과적으로 일정을 결정하고, 처리하기로 마음 먹은 중요한 일에 대해 늘 민감한 상태를 유지할 수 있게 한다.
Palm과 paper 플래너는 나름대로의 장단점을 가지고 있고 상호보완적인 측면을 가지고 있다. 그래서 두 개를 동시에 쓰는 이도 있고, Palm과 paper 플래너를 오가며 방황하는 이도 있다. 여기서는 Palm과 paper 플래너의 장단점을 살펴 보기로 한다.
사명서(Mission Statements)와 지배가치(Governing Values), 역할(Roles), 그리고 장기계획(Long Range Goals) 등은 매주간 계획을 세울 때나 매일 아침 한번씩 읽어 마음에 되새기는 목적으로 사용된다. MemoPad에 'Plan'이라는 카테고리를 만든 다음, 여기에 사명서, 지배가치, 역할, 그리고 장기계획의 제목을 가진 메모를 생성한다.
주간 계획을 세울때 이 메모를 검토해 장기계획을 이루기 위한 세부 목표로 나눈 다음 그 주에 할 수 있는 할 일을 planner에 계획하게 된다.
Franklin Planner의 Weekly Compass는 WeeklyPlan에서 WeeklyMemo로 작성한다.
Weekly Memo는 각 주 별로 독립된 주간 메모를 작성할 수 있어 Weekly Compass 목적으로 사용하기에 용이하다. Weekly Compass의 내용의 템플릿을 MemoPad의 Plan 카테고리에 만든다. (꼭 Plan 카테고리에 있을 필요는 없지만 관리를 용이하게 해 준다.)
이 템플릿은 Weekly Memo에서 'T'라는 버튼을 눌러서 불러 올 수 있다. 지난 주의 Weekly Compass의 내용을 검토하기 위해서는 '<' 버튼을 눌러 각 주간 Weekly Compass의 내용을 검색할 수 있다. Weekly Compass의 내용을 검토할 때 사명서와 지배가치, 장기계획을 살펴보기 위해 PalmWiki 프로그램을 사용한다.
PalmWiki 는 메모들 사이에 링크를 걸어주는 hack 프로그램으로 공개 프로그램이다. PalmWiki 를 활성화하고 Weekly Memo의 {사명서}에 해당하는 곳을 클릭하면 MemoPad에 작성된 사명서 로 이동을 하게 된다. (PalmWiki에서 default로 사용되는 Left/Right tag는 '['와 ']' 이지만, WeeklyPlan에서 강조또는 주소록 연동을 위해 사용되는 tag와 겹치기 때문에 PalmWiki에서 '{', '}'로 바꾸는게 편하다.) 사명서를 읽고 난 다음에는 Clie 기종인 경우에는 back button을 누르고, 다른 기종인 경우에는 PalmWiki 프로그램과 같이 따라오는 BackDA를 사용하면 Weekly Memo 화면으로 돌아오게 된다. 참고로 BackDA를 EasyLaunch에서 Find -> Graffiti area로 세팅해서 사용하면 편하다. 매일 아침 계획을 세울 때나 일정을 변경할 때, 이 Weekly Compass의 내용을 주기적으로 살펴보고 급한 일 보다는 중요한 일을 먼저 할 수 있도록 우선 순위를 조정하는 것이 좋다.
이를 위해서 Preferences/Run if device is not used for option에다 30 분으로 세팅하고 Start with Weekly Memo를 check해 놓으면, 30분 이상 사용하지 않다가 palm을 켜는 경우 자동으로 Weekly Compass를 적은 memo를 띄워주게 된다. 또는 Weekly Plan 화면에서 달/년(주) 가 표시되는 버튼을 눌러 'Weekly Memo'를 선택해서 들어오거나 그래피티 영역에 'M'이라고 쓰면 된다. (Shortcut 'M')
To Do의 카테고리와 우선순위에 Franklin Covey 방법론을 적용하는 것으로 다음과 같은 방법들이 있다. 제 4상한을 이용하는 방법은 'What Matters Most'을 직접적으로 To Do에 적용한 방법이고, Franklin planner의 To Do 관리 방법은 franklin planner에서 사용되는 A1.. C3등의 멀티 우선순위를 WeeklyPlan에서 적용하는 방법이다.
몇 개의 To Do 관리 활용 팁을 PalmWiki 페이지에서 찾을 수 있다.
Covey는 할일을 다음과 같이 4개 종류로 구별했다;
제 1순위에 속하는 일로는 회의나 강의, 보고서 작성, 중요한 전화와 같은 급하게 처리해야 하면서 장기적으로 중요한 일을 말한다. 한 마디로 게을리하면 회사나 직장에서 쫓겨날 만한 일이다. 제 2순위는 당장 급하지는 않지만 멀리 내다볼 때 중요한 일이나 가족을 비롯해 친구나 주위 사람들과의 관계를 돈독히 하는 일이 여기에 속한다. 눈 앞의 일보다 80세 노인이 되었을 때 자신이 어떻게 평가될 것인가를 염두에 두라는 충고다. 운동이나 전공 공부, 독서, 식문, 가족들과의 시간, 외국어 공부등이 이 항목에 속할 수 있다. 제 3순위는 급하기는 하지만 별로 중요하지 않은 일들이다. 우편물 정리, 집안 청소, 불시 방문객 면담등이 여기에 속한다. 제 4순위는 긴급하지도 중요하지도 않은 지나친 텔레비젼 시청이나 컴퓨터 게임등이 여기에 있다. 대부분의 사람들은 제 1순위에 속한 일은 급하고 중요하기 때문에 처리를 잘 하는 편이지만, 남는 시간은 제 2순위에 속하는 일보다는 제 3순위나 제 4순위에 속하는 일에 더 많은 시간을 투자하는 경향이 있다는 것이 발견되었다. 급변하는 정보사회에 살면서 업무나 활동의 중요성에 따라 선별해서 시간을 쓰지 않고 긴급하게 닥쳐오는 순서에 따라 생활을 하고 업무를 하다보니 항상 시간에 쫓기게 되고 별로 성취한 것 없는 삶을 살게 되는 것이다. Covey는 긴급성의 노예에서 해방되어 제 2순위를 위한 일에 더 많은 시간을 투자하라고 충고하고 있다.
Palm의 내장 todo의 priority 를 이용해서 각 항목 별로 우선순위 1-4를 부여하고, 제 1순위와 제 2순위의 일을 제 3순위, 제 4순위 일보다 먼저 한다. Priority 5는 장기계획을 이루기 위한 master task를 관리하기 위한 목적으로 사용될 수 있다. WeeklyPlan에서 category 5에 해당하는 내용은 평소 표시가 되지 않게 하고(Todo Prefs에서 Show priority에서 5를 check off 시킨다) 주간 계획을 할 때 이 항목을 check해서 mster task를 정하는 목적으로 사용할 수 있다.
참고로 이 Covey의 제 4상한을 적용시킨 응용 프로그램으로는 Quad4 가 있다.
오늘의 우선 업무를 중요도에 따라서 A, B, C로 나누고 그 각각에 대하여 1, 2, 3... 등으로 우선순위를 정한다.
이런 식으로 To Do를 관리하게 되면 소중한 것을 먼저하는 습관을 길러주고 앞으로 나아갈 방향을 제시해 준다고 한다.
이를 WeeklyPlan에서 사용하기 위해 Weekly Plan에서 New todo나 Edit Todo를 열어서 카테고리 항목에 A, B, C라는 카테고리를 만든다. 그리고 Menu의 Todo Preferences 항목에서 Display Priority와 Display Category option을 켠다. 그리고 Sort Order를 'Category, Priority' 으로 지정을 한다. Todo Preferences 창 화면이 한 화면을 넘어가기 때문에 아랫쪽에 있는 More 버튼을 눌러 나머지 Todo Preferences 화면을 확인하도록 하자
이렇게 지정을 하면 WeeklyPlan에서 todo에 대해 Category, Priority 별로 sort 하여 정렬을 해 준다.
주말에 2-30분 정도 시간을 내 지난 주에 대한 반성과 다음 주에 대한 계획을 한다. 먼저 Weekly Memo를 통해 지난 주의 목표를 읽어보고 사명서, 지배가치, 장기계획등을 다시 한번 읽어본다. 앞서 설명한 Weekly Memo와 PalmWiki를 통해 쉽게 검토할 수 있다. Weekly Plan의 주간 뷰를 이용하여 완료된 To Do를 표시하게 한 다음 성취된 일과 그렇지 않은 일들을 살펴본다. 굳이 Todo Preferences 화면으로 들어갈 필요 없이 그래피티 영역에 'C'라고 쓰면 완료된 To Do 표시 여부가 토글되어 나타나게 된다. (Shortcut 'C')
지난 주에 계획된 일 중에 하지 못한 일은 2주 보기 뷰를 이용해서 event나 todo를 drag-and-drop으로 다음 주로 옮길 수 있다. 다음 day view로 들어가서 각각의 날들의 To Do와 할 일, 매일 기록된 'Daily Journal'을 확인하고 검토 반성한다.
템플릿을 이용하여 새로운 Weekly Compass의 내용을 사명서, 지배가치, 장기목표등을 읽은 후에 작성한다. 그리고 이를 바탕으로 다음주 약속 ,할 일등을 생성한 후, 다음주 일주일 동안 할 수 있도록 일을 균형있게 배분한다.
Franklin Planner의 master task는 To do를 기록할 때 Due date를 설정하지 않고 기록한다. 평상시에는 Undated todo 항목을 표시하지 않도록 하고, 계획을 세울 때 활성화하여 master task들을 오늘 날짜에 보이도록 한다. 그래피티 영역에 'U' 라고 쓰면 Undated Todo들이 토글되어서 표시가 된다.(Shortcut 'U') Undated Todo들은 다른 색으로 지정 가능하기 때문에 구별이 용이하다. Master task 중에서 이번주에 할 일은 날짜를 부여하든지, 아니면 더 세부적인 todo로 나눠야 할 필요가 있는 작업은 duplicate를 이용하여 task를 복사한 후 수정하여 일정에 기입한다. 필요에 따라서 Master task들은 Todo의 MT(master task의 약자) category를 부여하든지, 아니면 특정 priority(예를들어 5)를 써서 관리할 수 있다. 예제에서는 '10년 뒤에 세계 일주를 한다'라는 장기계획을 위한 세부 master task로 '100만원 저금 - 여행자금 마련'을 가지고 있다.
주간 계획은 주기적으로 하기 때문에 ReDo 프로그램을 이용하여 토요일마다 자동으로 Planning이라는 Todo를 생성하게 하면 좋다. Agendus나 DateBk, ToDo Plus등도 반복되는 ToDo를 생성하고 처리할 수 있는 기능을 제공한다.
일간 계획을 세울 때도 Weekly Compass의 내용을 읽고, 사명서, 지배가치등에 대해서 검토하는 것이 좋다. 이를 바탕으로 하루 일과를 미리 검토하여 일정을 살피고, 각 할 일들 간의 우선 순위를 조정한다. 어제 할 일 중 완료되지 못한 일은 날짜를 재조정한다.
| 기호 | 의미 | WeeklyPlan에 응용 |
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완료(Complate) | 완료된 Todo는 가운데에 줄이 그어져 표시 |
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연기(Forward) | Todo의 due date를 변경 |
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취소(Deleted) | Todo 삭제 |
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위임(Delegated) | Todo에 위임한 사람 정보 기록, priority를 변경해서 안 보이도록 함 |
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진행중(In Progress) | 아무 행동 취할 필요 없음 |
Franklin planner에서는 일의 진행 상황을 완료, 연기, 취소, 위임, 진행등의 기호로 표시해 하루하루 일의 진척사항을 한 눈에 볼 수 있게 했다.
택배정리라는 할 일은 완료되었고, 서점들러 시집 사기 라는 할일은 어제 날짜로 계획되었지만, 완료되지 못했다. 이 일은 Due date를 변경해서 다른 날로 연기 하든지, 오늘 진행하면 된다.
새로운 event나 할 일을 만들기 위해서는 주간 뷰나 일간 뷰에서 날짜 표시 영역을 클릭하면 된다. Palm Portable Keyboard과 함께 사용할 때에는 i, l 과 z 키로 오늘 날짜에 event나 할 일을 만들 수 있다.(Shortcut 'i or l', Shortcut 'z') 또한 문자 쓰는 그래피티 영역에 '1'이나 '2'를 쓰게 되면 오늘 날짜에 event와 todo를 만들 수 있는 창이 뜨게 된다.(Shortcut 'I', Shortcut 'Z') 주간 뷰와 일간 뷰를 전환하기 위해서는 날짜 표시 영역을 클릭해서 'Week'나 'Day'를 선택하거나, 화면에 일정이 표시되지 않고 빈 곳을 클릭하면 된다. 또는 Palm의 네 개의 application 버튼 중 하나에 WeeklyPlan을 할당하고 그 버튼을 누르면 두 개의 뷰가 반복되어져서 보이게 된다. 이외에도 그래피티 영역에 'W'나 'D'를 써서 각각 주간 뷰와 일간 뷰로 옮겨갈 수 있다. (Shortcut 'W', Shortcut 'D')
기존에 만들었던 event나 할 일을 변경하기 위해서는 해당 항목을 누르고 있으면 팝 업 메뉴가 뜨게 된다. 이를 이용하여 그 항목을 변경하거나 삭제하는 것이 가능하다. 팝 업 메뉴를 이용하지 않고 그 항목에 대해 backward 스트로크를 하면 편집 화면으로 들어갈 수 있다. (Shortcut 'Backward 스트로크'). 또는 해당 항목을 더블 탭하면 된다. (Shortcut 'Double tapping')
할 일이 완료된 경우에는, 하단의 description 라인의 check를 하여 완료로 변경한다. 하단의 description라인을 이용하여 할 일의 완료 여부, priority 변경, due date의 변경이 가능하다. Description 라인이 비활성화되어 있는 경우에는 todo 항목에 대해 forward 스트로크를 통해서도 할 일을 완료로 변환할 수 있다. 이미 완료된 todo 항목에 대해 forward 스트로크를 하는 경우에는 todo 항목이 지워진다. (Shortcut 'Forward 스트로크')
할 일 중에서 시간을 정하여 하는 것이 효율적인 일이 있다. 이 일은 convert 기능을 이용하여 event로 변환한다. Palm의 event는 todo와는 달리 알람 설정이 가능하다. 전날 특정 시간대에 설정했지만 완료하지 못한 event는 다시 convert 기능을 이용하여 todo로 변환할 수 있다. 위의 예제에서 어머니께 전화하는 할 일은 오후 4시 20분의 일정으로 변경되었다.
WeeklyPlan에서 event나 todo를 적을 때 '[', ']'로 강조할 문자를 둘러 쌓으면, 해당 문구가 강조되어 표시가 된다. 또 강조된 문구는 CallLookupDA와 연동이 되어 주소록과의 연동에 사용된다.
'['와 ']' 문자를 입력하기 위해서는 BracesDA 프로그램을 이용하면 편하다. 괄호로 묶을 문구나 사람이름을 선택한 후에 미리 EasyLaunch에서 정해둔 스트로크로 BracesDA를 불러 내서 클릭 한번으로 괄호 문자를 입력할 수 있다. 또는 WP Emphasize DA를 이용한다. 사용 방법은 괄호로 묶을 문구나 사람이름을 선택한 후 WP EmphasizeDA를 수행하면 '['와 ']'로 선택된 문구를 둘러 싼 후 맨 끝으로 선택된 문구를 옮겨준다(Agendus와의 호환때문이다).
WeeklyPlan은 CallLookupDA 프로그램과 연동하여 주소록과의 연동을 지원하고 있다. 강조 문구로 지정된 event나 todo를 선택한 후 미리 지정된 스트로크로 CallLookupDA 프로그램을 호출하면 '[', ']'로 묶여진 이름을 주소록에서 찾아 표시해준다. CallLookupDA 저자에게 패치된 버젼이 보내졌으나 아직 정식 버젼에 포함되지 않았기 때문에 따로 패치된 CallLookupDA을 받아야 한다. 단어를 통해 검색을 하기 때문에 특정 문구를 주소록의 해당 entry의 note field에 넣은 후에 그 문구를 찾는 식으로 하면 여러 명을 link할 수도 있다.
수시로 Daily Journal을 이용하여 그 날 있었던 중요할 일이나 회의 기록, 아이디어, 정보, 일기 등을 기록한다. Daily Journal을 기록하기 위해서는 화면 상단의 2003년 7월 이라고 써 있는 부분을 클릭해서 'Daily Journal'을 선택하거나 그래피티 영역에 'J'를 쓰면 된다. (Shortcut 'J') WeeklyPlan에서는 현재 시간과 함께 노트를 입력할 수 있는 화면을 보여준다.
KoreanHoliday DB 를 인스톨하면 WeeklyPlan에서 공휴일을 다른 색으로 반전하여 볼 수 있다. 공휴일 이름은 HappyDays 등에서 datebook으로 notify하여 datebook entry로 만들거나 공휴일 정보가 들어 있는 dba 파일을 import하여 얻을 수 있다. 각 나라별로 다른 공휴일을 사용하는데 미리 만들어진 공휴일 데이타 파일은 HolidayDB 에서 구할 수 있다. 미리 만들어져 있는 공휴일 데이타가 없는 경우 직접 HolidayDBMaker를 이용하여 만들 수 있다.
WeeklyPlan에서 Agendus나 Datebk5와 호환되는 아이콘을 이용할 수 있다. 무료로 사용 가능한 아이콘을 FM Hires Icons 에서 얻을 수 있다. 또는 IconMgr 프로그램을 이용하여 직접 아이콘을 디자인할 수 있다. 여러개의 Icon Set이 팜에 인스톨 되어 있는 경우 WeeklyPlanIcon 이라는 이름의 Icon이 사용되고, 이 이름을 가진 Icon이 없는 경우 제일 처음에 나와있는 Icon이 사용된다. Sony Clie 4.x 버젼에서는 v3hack의 도움이 없이도 고해상도 아이콘을 출력한다.
WeeklyPlan에서 사용하는 Icon 지정 방식은 Agendus와 동일한 방식을 채택하고 있어 MonthPlanner나 Agendus에서도 동일한 아이콘을 볼 수 있다. Agendus for Windows 와 함께 사용하면 WeeklyPlan에서 지정된 아이콘 정보를 desktop에서 볼 수 있다.
Palm은 다양한 third-party 응용프로그램을 가지고 있는 것이 큰 장점이다. 일정관리에 도움을 줄 수 있는 프로그램으로 다음과 같은 것이 있다. 여기서는 대표적인 몇가지만 소개하기로 한다. 나머지는 PalmGear H.Q 등에서 검색을 통해 구할 수 있다.